Materi 8 : Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan suatu pembagian, pengelompokan dan pengordinasian tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Struktur Organisasi merupakan bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi. Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan. Tujuan Struktur Organisasi yaitu :
· Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen
· Membagi-bagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing-masing pekerjaan
· Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi
· Membangun hubungan antar individu, kelompok dan departemen
· Menetapkan garis wewenang
· Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yaitu strategi organisasi, skala organisasi, teknologi, dan lingkungan. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi disusun diantara para manajer dan bawahan, kemudian besarnya organisasi berpengaruh terhadap pembuatan struktur organisasi serta ditopang oleh kemajuan teknologi dan perkembangan lingkungan internal maupun eksternal organisasi. Unsur-unsur dalam struktur organisasi yaitu pembagian kerja (division of work), pengelompokan pekerjaan (departmentalization), penentuan relasi antar bagian organisasi (hierarchy), formalisasi.
· Pembagian Kerja (Division of work)
Upaya untuk menyederhanakan seluruh kegiatan dan pekerjaan yang telah disusun dalam proses perencanaan yang mungkin saja bersifat komplek menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut.
· Pengelompokan Kerja (Departmentalization)
Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan criteria tertentu. Setelah pekerjaan dispesifikasikan, kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis.
· Penentuan relasi antar bagian organisasi (Hierarchy)
Hierarcy adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal. Terdapat 2 konsep penting dalam hierarchy, yaitu rantai komando dan rentang kendali. Rantai komando menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi, misalnya hingga hirarki yang paling rendah. Rentang Komando ini juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana. Sedangkan rentang kendali yaitu terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada manajer departemen atau bagian tertentu.
· Formalisasi
Tingkat dimana pekerjaan dalam organisasi itu dibakukan, seperti :
· Prosedur terdefinisi dengan jelas
· Aturan ditetapkan dan dilakukan sesuai ketentuan
Materi 9 : Organisasi Formal dan Organisasi Informal
Organisasi Formal kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan baik yang menerangkan hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya, bagaimana bentuk saluran-saluran, melalui apa komunikasi berlangsung, menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya.
Organisasi Informal kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari dan sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan di dalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.
Jenis-jenis kelompok informal,
· Horizontal Cliques
yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang sama dan bekerja dalam bidang yang sama.
· Vertical Cliques
yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang berbeda-beda, akan tetapi dalam suatu bidang yang sama.
· Random Cliques
yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berasal dari berbagai tingkatan manajemen dan yang berasal dari berbagai bidang.
Kelebihan dari organisasi informal, yaitu memberi dukungan terhadap organisasi, menstimulasi komunikasi sebagai alat komunikasi tambahan, pemuas kepentingan sosial.
Sedangkan kekurangannya yaitu, sumber desas desus, menciptakan konflik, mendorong penolakan terhadap perubahan organisasi.
Materi 10 : Kebijaksanaan SDM
Rekrutmen : Proses pencarian atau mengundang calon-calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana dan kebutuhan organisasi di waktu tertentu, untuk melamar kerja.
Seleksi : Proses memilih seseorang dari kelompok pelamar yang paling cocok atau mampu menduduki posisi tertentu dan untuk organisasi.
Rekrutmen merupakan upaya perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja yang diperlukan sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan dalam perencanaan tenaga kerja. Metode rekrutmen internal yaitu, penataran, pemindahan, pengangkatan, penempatan, inventarisasi keahlian. Jenis rekrutmen:
· Rekrutmen Internal
Proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau sumber daya manusia yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada atau yang sudah dimiliki oleh perusahaan.
· Rekrutmen Eksternal
Perusahaan mendapatkan tenaga kerja atau sumber daya manusia yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu dengan memperolehnya dari luar perusahaan, atau seringkali dinamakan sebagai outsourcing.
Keuntungan dari rekrutmen internal, biaya relatif murah karena tidak perlu proses seleksi seperti rekrutmen eksternal, organisasi mengetahui pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan yang kosong, pekerja memiliki motivasi yang tinggi karena mengetahui kemungkinan peningkatan, pengembangan karier jelas, pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan kebiasaan organisasi. Sedangkan untuk kerugian dari rekrutmen internal yaitu tidak selalu memberikan perspektif baru dan pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya sehingga sulit menjalankan kewenangan dan kekuasaannya.
Keuntungan dari rekrutmen eksternal yaitu, memiliki gagasan dan pendekatan baru, bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan spesifikasi pengalaman, tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yang sekarang. Sedangkan, untuk kerugian dari rekrutmen eksternal yaitu, moral dan komitmen karyawan rendah dan periode penyesuaian yang relatif lama.
Penilaian Kerja
Proses mengukur prestasi kerja pegawai berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan, dengan cara membandingkan sasaran dengan persyaratan deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan.
Tujuan dan manfaat dari penilaian kerja :
· Performance Improvement : memungkinkan pegawai dan manajer untuk mengambil tindakan yang berhubungan dengan peningkatan kinerja.
· Compensation Adjustment : membantu pengambilan keputusan untuk menentukan siapa saja yang berhak meneriman kenaikan gaji.
· Placement decision : menentukan promosi, transfer, dan demosi.
· Training and Development needs : mengevaluasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
· Career planning & development : memandu untuk menentukan jenis dan potensi karir yang dapat dicapai.
· Staffing process deficiencies : mempengaruhi proses perekrutan pegawai.
· Informational inaccuracoes and job-design errors : membantu menjelaskan kesalahan.
· Equal employment opportunity : menunjukkan tidak adanya perbedaan atau diskriminasi dalam penempatan.
· External challenges : mengetahui faktor luar yang mengganggu kinerja pegawai.
· Feedback : umpan balik untuk individu atau perusahaan.
Elemen Penilaian Kinerja,
· Performance Standart
– Validitas : keabsahan standar penilaian (sesuai dan relevan dengan jenis pekerjaan yang akan dinilai).
– Agreement : standart penilaian disetujui dan diterima oleh semua pegawai.
– Realistis : dapat dicapai sesuai dengan kemampuan.
– Obyektif : Mampu mencerminkan keadaan yang sebenarnya tanpa menambah atau mengurangi kenyataan.
· Criteria for Managerial Performance
– People-based criteria : dibuat berdasarkan kemampuan pribadi.
– Product-based criteria : kriteria dibuat berdasarkan jenis output yang akan dicapai.
– Behaviour-based criteria : dibuat berdasarkan perilaku-perilaku yang diharapkan sesuai dengan aspek-aspek hukum, dan etika.
· Performance Measures
· Menggunakan sistem penilaian yang relevan.
Masalah dalam Penilaian Kinerja,
· Halo Effect : satu aspek penilaian mempengaruhi aspek lainnya.
· Liniency Effect : harus berbuat baik pada pegawai.
· Severity Effect : harus menekan pegawai.
· Central Tendency : menilai rata-rata.
· Assimilation Effect : penilai cenderung menyukai pegawai yang mempunyai ciri-ciri atau sifat seperti mereka.
· Differential Effect : penilai cenderung menyukai pegawai yang mempunyai ciri-ciri atau sifat yang tidak ada pada dirinya.
· Recency Effect : memberikan penilaian atas dasar perilaku yang baru disaksikan.
Materi 11 : Budaya Organisasi
Budaya Organisasi merupakan nilai-nilai dan norma yang dianut dan dijalankan oleh sebuah organisasi terkait dengan lingkungan dimana organisasi tersebut menjalankan kegiatannya. Fungsi budaya itu sendiri sebagai pembatas peran yang membedakan antara organisasi yang satu dengan yang lainnya, memberikan identitas tertentu bagi anggotanya, membangun komitmen dan stabilitas sistem sosial, dan juga sebagai mekanisme control perilaku individu dalam organisasi.
5 Tahap perubahan budaya :
· Deformative (Tahap gagasan perubahan) yaitu perubahan budaya belum benar‐benar terjadi, baru sebatas gagasan yang menegaskan bahwa perubahan budaya perlu dilakukan. Pada tahap ini biasanya terjadi shock therapy dan mendramatisir pemaparan perlunya perubahan budaya.
· Reconsiliative (Tahap dukungan gagasan perubahan) yaitu adanya dukungan berbagai pihak terhadap gagasan perubahan budaya. Pada tahap ini terjadinya negosiasi terhadap pelaku budaya baik dari pihak inisiator atau pendorong perubahan maupun pihak yang tidak setuju perubahan budaya.
· Acculturative (Tahap komunikasi dan komitmen) yaitu terjadinya komunikasi yang intensif terhadap kesepakatan yang diperoleh pada tahap sebelumnya untuk menciptakan komitmen.
· Enactive (Tahap pelaksanaan perubahan) yaitu pelaksanaan hasil pemikiran, pembahasan dan diskusi tentang budaya baru. Pelaksanaan ini terdapat 2 bentuk:
– personal enactment (masing‐masing individu melakukan tindakan yang memungkinkan budaya menjadi bagian dari kehidupan mereka).
– collective enactment (para pelaku budaya secara bersama‐sama memecahkan persoalan cultural yang selama ini masih menggantung).
· Formative (Tahap pembentukan struktur dan bentuk budaya) yaitu saat membentuk dan mendesain struktur budaya sehingga budaya yang dulunya invisible menjadi visible bagi semua anggaota organisasi.
Pendekatan Perubahan Budaya,
· Pendekatan agresif (Aggressive approach) : Perubahan budaya dengan menggunakan pendekatan kekuasaan, non‐kolaboratif, membuat konflik, sifatnya dipaksakan, sifatnya win‐lose, unilateral dan menggunakan dekrit.
· Pendekatan jalan damai (Conciliative approach) : Perubahan budaya dilakukan secara kolaboratif, dipecahkan bersama, win‐win, integratif dan memperkenalkan budaya yang baru terlebih dahulu sebelum mengganti budaya yang lama.
· Pendekatan korosif (Corrosive approach) : Perubahan budaya yang dilakukan dengan pendekatan informal, evolutif, tidak terencana, politis, koalisi dan mengandalkan networking. Budaya lama sedikit demi sedikit dirusak dan diganti dengan budaya baru.
· Pendekatan indoktrinasi (Indoctrinative approach) : Pendekatan yang bersifat normative dengan menggunakan program pelatihan dan pendidikan ulang terhadap pemahaman budaya yang baru.
Resistensi Budaya,
· Culture of denial (Pengingkaran) : Munculnya persepsi tentang pengingkaran komitmen perusahan kepada karyawan untuk tetap mempertahankan lingkungan kerja yang kondusif.
· Culture of fear (Ketakuatan) : Munculnya kekhawatiran, stres, depresi dan takut terhadap dampak perubahan yang akan terjadi.
· Culture of cynism (Sinisme) : Munculnya persepsi bahwa perubahan budaya hanya rekayasa sebagian orang dan tidak sungguh‐sungguh serta hanya untuk kepentingan sebagian pihak saja.
· Culture of self‐interest (Mementingkan diri sendiri) : Munculnya sikap dan perilaku mementingkan diri sendiri dengan mencari peluang di luar perusahaan.
· Culture of distrust (Ketidakpercayaan) : Munculnya perasaan saling curiga terhadap sesama mitra kerja (horizontal) dan kepada eksekutif (vertical).
· Culture of anomie (Ketidakstabilan social) : Munculnya perubahan sosial akibat perubahan gaya kepemimpinan, sikap, pola pikir dan perilaku yang lama.
Bentuk Reaksi terhadap perubahan budaya,
· Active acceptance yaitu karyawan menerima apa adanya perubahan budaya.
· Selective reinvention yaitu karyawan mencoba mendaur ulang beberapa elemen budaya lama seolah‐olah menjadi budaya baru.
· Reinvention yaitu secara umum karyawan enggan melakukan perubahan.
· General acceptance yaitu karyawan mau menerima perubahanmeski tidak sepenuhnya, ada beberapa yang ditolak dengan asumsi budaya lama lebih cocok.
· Dissonance yaitu karyawan mengalami keraguan antara menerima dan menolak perubahan.
· General rejection yaitu secara umum karyawan menolak perubahan meski perubahan masih diterima dengan alasan budaya lama tidak lagi kondusif.
· Reinterpretation yaitu secara umum karyawan mencoba menginterpretasikan perubahan dan menyesuaikan diri.
· Selective reinterpretation yaitu karyawan menginterpretasikan kembali beberapa komponen budaya dan menolak sebagian yang lain.
· Active rejection yaitu karyawan serta merta menolak perubahan budaya.
Materi 12 : Perubahan Organisasi
Perubahan Organisasi merupakan sebuah perubahan dari orang, struktur, atau teknologi dari sebuah organisasi. Kekuatan pendorong perubahan bisa dari eksternal maupun internal. Pengaruh eksternal seperti pasar, peraturan pemerintah, teknologi, perubahan ekonomi. Kemudian untuk pengaruh dari internal sendiri yaitu seperti strategi organisasi, angkatan kerja, peralatan baru, sikap karyawan.
Persoalan dalam perubahan organisasi,
· Perubahan Budaya Organisasi:
Budaya kebal terhadap perubahan,
– Pembentukannya membutuhkan waktu yang lama
– Cenderung menjadi berurat dan berakar
Faktor situasi dalam perubahan budaya:
– Terjadi krisis yang dramatis
– Pergantian pimpinan
– Organisasinya muda dan kecil
– Budayanya lemah
· Menangani Stress Karyawan
– Stress adalah tekanan fisik dan psikologis yang dirasakan seseorang ketika menghadapi hambatan, tuntutan atau peluang yang luar biasa dimana hasilnya dianggap tidak pasti dan penting.
· Mengurangi Stress
– Seleksi Karyawan
– Hubungkan dengan Tasks, Duties, and Responsibilities (TDR’s)
– Tinjauan pekerjaan yang realistis
– Improvisasi Komunikasi Organisasi
– Program perencanaan kinerja
– Perencanaan ulang pekerjaan
– Memberikan progam bimbingan konseling
– Program manajemen waktu
– Program pemulihan atau kebugaran
· Membuat Perubahan yang sukses
– Menciptakan pernyataan perubahan yang dapat dipahami
– Berkomunikasi secara jujur
– Partisipasi karyawan sebanyak mungkin
– Menghormati keprihatinan karyawan terhadap perubahan tetapi juga mendorong karyawan untuk lebih fleksibel
– Menyingkirkan yg menolak perubahan.
Materi 13 : Stress Kerja dan Konflik
Stress adalah adalah tekanan fisik dan psikologis yang dirasakan seseorang ketika menghadapi hambatan, tuntutan atau peluang yang luar biasa dimana hasilnya dianggap tidak pasti dan penting. Sumber stress bisa bersumber dari beberapa hal, misalnya dari individu sendiri (seperti misalnya keluarga, ekonomi, persepsi, dll), lingkungan (misalnya politik, ekonomi, teknologi, dll), organisasi (misalnya, tugas, sarana, kepemimpinan, aturan, dll). Dampak yang dihasilkan dari stress dapat berupa sakit kepala, tekanan darah tinggi, sakit hati, depresi, gelisah, produktivitas rendah, keluar, dll. Pengelolaan stress dapat melalui pendekatan individu yaitu pengelolaan waktu, relaksasi, sosialisasi. Dan juga dapat melalui pendekatan organisasi yaitu dengan merancang ulang pekerjaan, penempatan yang sesuai, komunikasi yang efektif, memperbaiki program kesejahteraan bagi karyawan, dan lain-lain.
Konflik adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidaksesuaian antara dua pendapat atau sudut pandang yang berpengaruh atas pihak-pihak yang terlibat baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif. Konflik Organisasi yaitu ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok-kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumberdaya-sumberdaya yang terbatas atau karena adanya perbedaan status, tujuan, nilai atau persepsi.
Pandangan tentang konflik :
· Pandangan Lama
– Konflik dapat dihindarkan.
– Konflik disebabkan oleh kesalahan-kesalahan manajemen dalam perancangan dan pengelolaan organisasi atau oleh pengacau.
– Konflik menganggu organisasi dan menghalangi pelaksanaan optimal.
– Tugas manajemen adalah menghilangkan konflik.
– Pelaksanaan kegiatan organisasi yang optimal membutuhkan penghapusan konflik.
· Pandangan Baru
– Konflik tidak dapat dihindarkan.
– Konflik timbul karena banyak sebab, termasuk struktur organisasi, perbedaan tujuan yang tidak dapat dihindarkan, dll.
– Konflik dapat membantu atau menghambat pelaksanaan organisasi dalam berbagai derajat.
– Tugas menajemen adalah mengelola tingkat konflik dan penyelesaiannya.
– Pelaksanaan kegiatan organisasi yang membutuhkan tingkat konflik yang moderat.
Jenis-jenis Konflik :
· Konflik Intrapersonal
Konflik intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.
· Konflik Interpersonal
Konflik Interpersonal adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena pertentengan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain. Konflik interpersonal ini merupakan suatu dinamika yang amat penting dalam perilaku organisasi karena konflik semacam ini akan melibatkan beberapa peranan dari beberapa anggota organisasi yang tidak bisa tidak akan mempngaruhi proses pencapaian tujuan organisasi tersebut.
· Konflik antar individu dan kelompok
Hal ini seringkali berhubungan dengan cara individu menghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka. Sebagai contoh dapat dikatakan bahwa seseorang individu dapat dihukum oleh kelompok kerjanya karena ia tidak dapat mencapai norma-norma produktivitas kelompok dimana ia berada.
· Konflik kelompok dan kelompok
Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasi-organisasi. Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja – manajemen merupakan dua macam bidang konflik antar kelompok.
· Konflik antar organisasi
Konflik ini berdasarkan pengalaman ternyata telah menyebabkan timbulnya pengembangan produk-produk baru, teknologi baru dan servis baru, harga lebih rendah dan pemanfaatan sumber daya secara lebih efisien.
